Indrømmelse: Jeg er samler

Min mormor er samler. Aviser fra 40’erne. Gamle julekalendere med glimmer og krøllede kanter, der er blevet åbnet igen og igen, år efter år. En samling knapper, der blev påbegyndt for mere end 100 år siden. Det var blot nogle af de ting, vi fandt på hendes loft, da det skulle ryddes for et år siden, fordi familiegården skulle sælges.

Det er nok hende jeg har det fra. Jeg er nemlig også samler. Både af gamle ting og faglig inspiration. Og jeg holder stædigt fast på, at det er et positivt karaktertræk, selv om venner, familie og feng shui-guruer ryster overbærende på hovedet. Tidligere havde jeg stakkevis af avisudklip, kataloger og magasiner, som inspiration til fremtidige blogindlæg, artikler og projekter. Men de var usorterede og derfor ubrugelige. At lede efter et bestemt udklip var i langt de fleste tilfælde mest af alt en overspringshandling.

Men siden jeg er begyndt at bruge Evernote, er min samling blevet forvandlet til en skatkiste (kender du ikke Evernote, så se mere her). I skrivende stund har jeg mere end 1200 noter, billeder, webudklip og artikler, der er sorteret i 73 forskellige virtuelle notesbøger.

Jeg tager billeder af alt fra ebogsstatistikker til boligreportager og boganmeldelelser med evernote-app’en på min telefon. Som ekstra bonus genkender Evernote tekst, så selv disse elektroniske avisudklip bliver søgbare. Finder jeg noget på nettet, interessante blogindlæg eller highlights fra whitepapers, ryger de også direkte i Evernote. På den måde er de lige ved hånden, hvis jeg senere får brug for at referere til dem. Klip, klip, swish, swish – sendt direkte til Evernote.

Når jeg skal skrive et blogindlæg starter jeg ofte med en søgning i Evernote. For det meste overrasker det mig, at jeg måske ubevidst har brygget på indlægget noget tid. I hvert fald er der samlet adskillige artikler om netop det emne, jeg har sat mig for at skrive om.

Jeg læste for nyligt om en, der har en lignende inspirationssamling. Bare i fysisk format. Med en kasse til hvert af de store emner, der interesserer ham. Kasser, som kan kaste mange forskellige artikler, endda bøger, af sig. Selv om jeg ville elske at bredde et fysisk materiale ud på kontorgulvet, så er jeg glad for at mit er elektronisk. Søgbart og tilgængeligt fra både computer, iPad og telefon. Og med mulighed for at lave et utal af forskellige kasser.

Undgå projektforsinkelser – kommuniker klart om status

Kommunikerer I klart om projektstatus til interne møder eller er det let at gemme sig bag en løs formulering om at det "går fint" med projektet?

”En deadline er død – den flytter sig ikke”. Citatet stammer fra en studiekammerat og faldt på et studieprojekt, jeg var involveret i engang. Jeg synes det er et godt og rigtigt citat. Men i virkelighedens verden, så skrider tidsplanen for projekter ind i mellem. Nogle gange bare med et par dage (som også kan være essentielle), andre gange så meget, at projektet bliver fuldstændig skrinlagt.

En af de ting man kan gøre for at mindske risikoen for forsinkede projekter, er at skabe en kultur, hvor man kommunikerer åbent om udfordringer og forsinkelser. I mange status- og projektmøder er det alt for let at komme med en sang fra de varme lande. Det er jo ikke rart som projektleder at fortælle, at det projekt, man er ansvarlig for, er ved at skride. Derfor er det nemmere at sige ”projektet kører fint, jeg mangler bare lige at ringe til Birgit, for at vi kan komme videre”, hvor man burde have sagt ”jeg har ikke fået prioriteret dette projekt, så jeg har faktisk ikke nogen ide om, hvor langt Birgit er med den opgave, hun skulle have færdiggjort i går. Hvis hun ikke er færdig, er der risiko for, at hele projektet bliver forsinket”.

Bring projektstatus frem i lyset

Hvis man skaber en kultur, hvor man kommunikerer åbent og klart om projektstatus, så bliver det nemmere at fange forsinkelser i opløbet. Hvis vi alle ved, at et projekt er i farezonen, kan øvrige medarbejdere støtte op og justere deres egne bidrag til det givne projekt. Samtidig modvirker det i sig selv forsinkelser, at man i et møde skal fortælle om projektstatus. De fleste vil lette rumpen og få projektet skubbet videre (fx ved at ringe til Birgit), hvis man ved, at man i et møde dagen efter skal fortælle sine kollegaer, at der er risiko for at projektet bliver forsinket pga. en handling, man ikke har foretaget.

At afkræve en klar status fra medarbejdere er den ene del af udfordringen. Omvendt er det naturligvis også vigtigt at skabe en kultur, hvor medarbejdere føler sig trygge ved at fortælle om potentielle forsinkelser. Hvor man kan forvente at få hjælp og støtte til et projekt frem for, at chefen og kollegaer banker en i hovedet med manglende projektstyring.

Rød, gul, grøn

Og hvordan kommer man så fra en sang fra de varme lande til klar kommunikation om projektstatus? Nogle virksomheder har et system, hvor man i projektmøder skal starte med at beskrive status med begreberne rød, gul og grøn.

  • Rød: deadlines er overskredet og hele projektet bliver sandsynligvis forsinket.
  • Gul: deadlines er overskredet, men de kan indhentes, så projektet igen kommer tilbage på sporet.
  • Grøn: alle forfaldne deadlines er overholdt på nuværende tidspunkt

Om man er til den slags systemer er en smagssag – så længe man er opmærksom på, om der bliver kommunikeret klart og oprigtigt om et projekts status frem for en mere løs formulering som ”det kører fint”.

Har I systemer til at holde tidsplanen på projekter hos jer?

Foto: Stuart Miles / FreeDigitalPhotos.net

En undervurderet evne: At tage gode mødenoter

Foto: Winnond via freedigitalphotos.net

Hvem var det nu, der skulle gøre det ene eller andet? Hvilken deadline aftalte vi? Eller hvad skulle sendes til hvem?
Hvis du lige som jeg jonglerer mange bolde, så gælder det om at holde tungen lige i munden, når man sidder i et møde og opgaverne bliver fordelt. Derfor har jeg den seneste tid haft ekstra fokus på at tage gode noter fra møder. Både for at holde styr på mine egne opgaver, men også undgå halvfærdige sætninger om noget med noget, som jeg alligevel ikke kan huske bagefter (måske kender du også det?).

Jeg startede med at købe en ny notesbog udelukkende til mødenoter. Jeg overvejede at bruge Evernote, som jeg ellers sværger til i mange henseender, men jeg ville gerne noget, der er lidt mere fleksibelt og ikke altid være afhængig af, at skulle sidde bag computeren. Personligt synes jeg faktisk det er en uskik at have computer med til møder, da man aldrig ved om folk sidder og svarer på e-mails eller lignende. Derfor valget af en old school linjeret notesbog.

Jeg benytter det såkaldte Cornell system, hvor jeg deler papiret ind i 3 dele. En venstre og en højre kolonne. I højre kolonne, der er størst, skriver jeg noter i løbet af mødet. Primært konkrete opgaver og aftaler frem for noter om, hvad vi har talt om. Jeg forsøger at skrive det så ordret som muligt, bl.a. ved at bruge forkortelser. Mine opgaver markerer jeg med en åben firkant – en checkbox-agtig en. Opgaver andre skal udføre markerer jeg med en åben cirkel. Så er det hurtigt at danne sig et overblik. Og alle opgaver bliver noteret – uden undtagelse. Det er det vigtigste for mig at huske.

Umiddelbart efter mødet skriver jeg overskrifter i venstre kolonne, samt opsummering af action points nederst på siden. Denne sidste del er vigtig, fordi jeg der får struktureret mine tanker omkring mødet og får sat fokus på de opgaver, jeg skal udføre efterfølgende.

Det er et system, der er under udvikling for mig. Hvordan tager du noter?

 

Undgå at miste data ved indbrud eller computercrash

UplineVia webware blog har jeg opdaget backupsystemet “HP upline“. Det er et billigt system, der sikrer at du kun mister minimale mængder af data ved computernedbrud, indbrud eller andre “katastrofer”. Det fungerer online og hver 15. minut checker det din computer for nye filer i de foldere du har angivet og uploader dem til HP-serverne. Det foregår i baggrunden, så du ikke bliver forstyrret af det.

Der er forskellige modeller af systemet. Den mindste er gratis og her kan man gemme op til en gigabyte. Den virker dog kun et år, derefter skal man købe en af de større udgaver. Priserne starter ved $59 om året, hvilket jeg bestemt ikke synes er afskrækkende. Den billigste er home-udgaven og hvis du kun har en enkelt computer, der skal sikres er det sandsynligvis nok til dig. I family-udgaven kan man backe 3 computere op for $149 om året. Og i professional-udgaven kan man få op til 100 licenser for $299. For alle tre udgaver er der ubegrænset plads på serveren.

Det er desuden muligt at få systemet til automatisk at lave lokale backups til en ekstern harddisk el.l.