Undgå projektforsinkelser – kommuniker klart om status

Kommunikerer I klart om projektstatus til interne møder eller er det let at gemme sig bag en løs formulering om at det "går fint" med projektet?

”En deadline er død – den flytter sig ikke”. Citatet stammer fra en studiekammerat og faldt på et studieprojekt, jeg var involveret i engang. Jeg synes det er et godt og rigtigt citat. Men i virkelighedens verden, så skrider tidsplanen for projekter ind i mellem. Nogle gange bare med et par dage (som også kan være essentielle), andre gange så meget, at projektet bliver fuldstændig skrinlagt.

En af de ting man kan gøre for at mindske risikoen for forsinkede projekter, er at skabe en kultur, hvor man kommunikerer åbent om udfordringer og forsinkelser. I mange status- og projektmøder er det alt for let at komme med en sang fra de varme lande. Det er jo ikke rart som projektleder at fortælle, at det projekt, man er ansvarlig for, er ved at skride. Derfor er det nemmere at sige ”projektet kører fint, jeg mangler bare lige at ringe til Birgit, for at vi kan komme videre”, hvor man burde have sagt ”jeg har ikke fået prioriteret dette projekt, så jeg har faktisk ikke nogen ide om, hvor langt Birgit er med den opgave, hun skulle have færdiggjort i går. Hvis hun ikke er færdig, er der risiko for, at hele projektet bliver forsinket”.

Bring projektstatus frem i lyset

Hvis man skaber en kultur, hvor man kommunikerer åbent og klart om projektstatus, så bliver det nemmere at fange forsinkelser i opløbet. Hvis vi alle ved, at et projekt er i farezonen, kan øvrige medarbejdere støtte op og justere deres egne bidrag til det givne projekt. Samtidig modvirker det i sig selv forsinkelser, at man i et møde skal fortælle om projektstatus. De fleste vil lette rumpen og få projektet skubbet videre (fx ved at ringe til Birgit), hvis man ved, at man i et møde dagen efter skal fortælle sine kollegaer, at der er risiko for at projektet bliver forsinket pga. en handling, man ikke har foretaget.

At afkræve en klar status fra medarbejdere er den ene del af udfordringen. Omvendt er det naturligvis også vigtigt at skabe en kultur, hvor medarbejdere føler sig trygge ved at fortælle om potentielle forsinkelser. Hvor man kan forvente at få hjælp og støtte til et projekt frem for, at chefen og kollegaer banker en i hovedet med manglende projektstyring.

Rød, gul, grøn

Og hvordan kommer man så fra en sang fra de varme lande til klar kommunikation om projektstatus? Nogle virksomheder har et system, hvor man i projektmøder skal starte med at beskrive status med begreberne rød, gul og grøn.

  • Rød: deadlines er overskredet og hele projektet bliver sandsynligvis forsinket.
  • Gul: deadlines er overskredet, men de kan indhentes, så projektet igen kommer tilbage på sporet.
  • Grøn: alle forfaldne deadlines er overholdt på nuværende tidspunkt

Om man er til den slags systemer er en smagssag – så længe man er opmærksom på, om der bliver kommunikeret klart og oprigtigt om et projekts status frem for en mere løs formulering som ”det kører fint”.

Har I systemer til at holde tidsplanen på projekter hos jer?

Foto: Stuart Miles / FreeDigitalPhotos.net

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *